Den Jahresabschluss richtig vorbereiten

Was ist der Jahresabschluss und wer muss ihn machen?

Der Jahresabschluss ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung und stellt den finanziellen Zustand eines Unternehmens zum Ende des Geschäftsjahres dar. Er umfasst je nach Rechtsform und Größe des Unternehmens verschiedene Bestandteile wie die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und gegebenenfalls einen Anhang. Bei kleineren Unternehmen und Freiberuflern reicht oft eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Kapitalgesellschaften wie GmbHs und AGs sind gesetzlich verpflichtet, einen vollständigen Jahresabschluss nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) zu erstellen.

Einzelunternehmen und Personengesellschaften (z. B. GbRs) müssen nur dann einen Jahresabschluss machen, wenn sie buchführungspflichtig sind (z. B. bei einem Umsatz über 600.000€ oder einem Gewinn über 60.000€ pro Jahr).

Freiberufler sowie kleinere Unternehmen ohne Buchführungspflicht kommen meist mit einer EÜR aus.

Der Jahresabschluss ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern dient auch als Grundlage für die Steuererklärung und die Kommunikation mit Banken oder Investoren.

Warum ist der Jahresabschluss so wichtig?

Der Jahresabschluss bietet einen umfassenden Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens und ermöglicht das Treffen fundierter Entscheidungen für die Zukunft. Gleichzeitig bildet er die Basis für die Berechnung der Steuerlast und zeigt, wie erfolgreich das vergangene Geschäftsjahr war.

Welche Unterlagen werden benötigt?

Bevor ein Unternehmen mit dem Jahresabschluss loslegt, sollte sichergestellt werden, dass alle notwendigen Dokumente vollständig sind. Dazu gehören:

• Buchhaltungsunterlagen: Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder doppelte Buchführung
• Belege: Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge (geschäftlich und, falls relevant, privat)

• Inventurlisten: Eine Übersicht über Warenbestände, Maschinen und Anlagen
• Verträge: Miet-, Leasing-, Kredit- oder Arbeitsverträge
• Steuerunterlagen: Voranmeldungen und Bescheide vom Finanzamt
• Abschreibungspläne: Übersicht über langfristige Vermögenswerte

Tipp: Eine digitale Belegführung kann die Arbeit erheblich erleichtern. Hier stellen wir einige der gängigsten Softwarelösungen zur Buchhaltung vor. 

Schritte zur Vorbereitung des Jahresabschlusses

Schritt 1: Buchhaltung prüfen und abschließen

• Kontrolle, ob alle Geschäftsvorfälle korrekt erfasst sind
• Vergleich der Buchhaltung mit den Kontoauszügen, um Abweichungen zu vermeiden
• Schließung offener Kassenbücher und Überprüfung etwaiger Differenzen

Tipp: Offene Forderungen und Verbindlichkeiten sollten korrekt dargestellt sein – das gilt auch für Anzahlungen.

Schritt 2: Inventur durchführen

Warum? Die Bestände am Ende des Jahres müssen erfasst werden, um den Wert des Unternehmens korrekt auszuweisen.

Wie? Zählen von Waren, Prüfen von Lagerbeständen und Notieren des aktuellen Zustandes. Maschinen oder Fahrzeuge sollten ebenfalls bewertet werden.

Wichtig: Eine ordentliche Dokumentation der Inventur ist oft prüfungsrelevant.

Schritt 3: Rückstellungen und Abgrenzungen berücksichtigen

Rückstellungen für künftige Verpflichtungen wie ausstehende Steuerzahlungen, Urlaubsgelder oder Gewährleistungen sind im Jahresabschluss zu berücksichtigen.

Einnahmen oder Ausgaben, die ins neue Jahr fallen, aber das aktuelle betreffen, müssen abgegrenzt werden.

Beispiel: Ein Versicherungsbeitrag, der im Dezember gezahlt wurde, aber das nächste Jahr betrifft, gehört in die Abgrenzungsposten.

Schritt 4: Abschreibungen berechnen

Abschreibungspläne müssen überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Sonderabschreibungen oder Investitionsabzugsbeträge sollten bedacht werden, um evtl. steuerliche Vorteile zu nutzen.

Tipp: Es sollte auch bedacht werden, neue Wirtschaftsgüter zu erfassen und ausgemusterte Anlagen aus der Liste zu streichen.

Schritt 5: Steuerliche Optimierung prüfen

Es kann hilfreich sein, vorab zu prüfen, ob es sinnvoll ist, noch vor Jahresende Investitionen zu tätigen, um die Steuerlast zu senken. Auch steuerlich absetzbare Ausgaben wie Betriebsfeiern, Weihnachtsgeschenke oder Weiterbildungskosten sollten bedacht werden.

Tipp: Ein Steuerberater kann beim Einsatz solcher Maßnahmen im Vorfeld beratend zur Seite stehen. 

Wichtig: Fristen und Deadlines beachten

Die Fristen für die Abgabe des Jahresabschlusses richten sich nach dem Handelsgesetzbuch (HGB). Dabei wird zwischen den Rechtsformen an sich, aber auch innerhalb der Rechtformen unterschieden. So gelten beispielsweise für unterschiedliche Kapitalgesellschaften verschiedene Fristen. 

• Kapitalgesellschaften: Sechs Monate nach Ende des Geschäftsjahres bis spätestens 30. Juni des Folgejahres oder drei Monate bis spätestens 31. März des Folgejahres - abhängig von Bilanzsumme, Umsatz und Zahl der Mitarbeiter

• Einzelunternehmer: Weniger streng, in der Regel sechs oder neun Monate nach Geschäftsjahresende. Wenn der Jahresabschluss gemeinsam mit der Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht wird, gilt als Frist der 31. Juli.
• Personengesellschaften: Ähnlich wie bei Einzelunternehmern, in der Regel zwischen sechs und neun Monate nach Geschäftsjahresende. 

Achtung: Für jedes Steuerjahr kann es auch Sonderregelungen oder Fristverlängerungen geben – am besten rechtzeitig informieren. 

Tipp: Unterstützung durch den Steuerberater

Auch wenn viele Schritte selbst übernommen werden können, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater. Ein Profi sorgt dafür, dass alles den gesetzlichen Anforderungen entspricht und steuerliche Vorteile optimal genutzt werden. In unserer Suche findet sich mit Sicherheit ein passender Steuerberater in der Nähe. 

Fazit: Gut geplant ist halb erledigt!

Die richtige Vorbereitung auf den Jahresabschluss spart Zeit und Ärger – und sorgt für einen genauen Überblick über das Unternehmen. Mit einer gründlichen Dokumentation, sorgfältigen Kontrollen und der Unterstützung eines Steuerberaters sollte jedes Unternehmen bestens gerüstet sein.